Negara bagian melihat perubahan besar pada budaya tempat kerja dan bangunan

Jika membantu, disarankan untuk menganggap gerakan tersebut sebagai bagian dari papan catur raksasa, teka-teki, atau bahkan Kubus Rubik.

Studi Tempat Kerja Jarak Jauh dan Kantor, yang biasa disebut ROWS, akan memperluas kerja jarak jauh, menciptakan fleksibilitas “hibrida”, memperbarui kebijakan sumber daya manusia dan merancang ruang kerja baru di gedung-gedung, kata pejabat di Departemen Administrasi, yang mengawasi program tersebut. Negara bagian mengharapkan pekerjaan ini dimulai secara bertahap selama lima tahun ke depan dengan pekerjaan dimulai di kompleks Capitol di Helena.

Dan salah satu tujuannya adalah menciptakan cara untuk melayani warga Montana dengan lebih efisien.

Misty Ann Giles, direktur Departemen Administrasi, mengatakan pendekatan tradisional dalam sewa dan pengurangan ruang di sektor swasta adalah dengan mengatakan “Saya akan mengurangi sewa ruang sebesar X%.”

“Kami membalikkan latihan tersebut dan memulai dengan latihan sumber daya manusia terlebih dahulu,” katanya.

Negara bagian ini sedang mempertimbangkan lingkungan kerja “hibrida”, yang sering digambarkan sebagai kombinasi pekerjaan di kantor dan jarak jauh. Hal ini memungkinkan karyawan untuk bekerja dari rumah atau di mana pun mereka bisa produktif.

Dia mengatakan mereka mengamati lebih dari 300 kode pekerjaan – lebih dari 7.000 karyawan – melakukan survei terhadap semua karyawan biasa dan mewawancarai lebih dari 125 manajer untuk mencoba dan memahami sifat pekerjaan mereka.

Dia mengatakan mereka kemudian melakukan latihan berbasis data, di mana karyawan dikategorikan rendah, sedang, atau tinggi untuk bekerja dari jarak jauh. Yang tertinggi adalah 80%, atau empat hari seminggu di rumah, yang sedang adalah 60%, di mana sebagian besar orang terjatuh, yaitu dua hingga tiga hari, dan yang terendah adalah yang paling lama satu atau dua hari, karena sifat pekerjaan mereka.

Dia mengatakan mereka mengambil data dan melihat ruang yang dibutuhkan negara dan mengurangi ruang yang disewakan dan milik negara.

Giles mengatakan negara bagian juga menciptakan pusat layanan pelanggan.

Sebagai contoh, dia mencontohkan gedung Departemen Kesehatan Masyarakat dan Layanan Kemanusiaan di kompleks Capitol, di mana dia mengatakan masyarakat harus berjuang dengan pegawai negara dan pejabat negara untuk mendapatkan tempat parkir agar bisa masuk ke gedung tersebut.

“Kami mencoba menemukan lokasi di sekitar Helena di mana pelanggan yang membutuhkan bantuan dengan Medicare atau Medicaid dapat langsung masuk, seperti yang Anda lakukan di bank atau di mana pun” dan ramah terhadap pelanggan, kata Giles.

Giles mengatakan Montana, seperti kebanyakan negara bagian, masih berada dalam lingkungan perkantoran standar di mana satu kantor memiliki luas 400 kaki persegi per orang. Dia mengatakan dengan jumlah negara bagian yang luasnya 150-170 kaki persegi dan mereka tidak memiliki kemampuan untuk banyak orang yang bekerja jarak jauh sekarang, di mana mereka hanya datang beberapa hari dalam seminggu dan memiliki lebih banyak fleksibilitas.

“Ini benar-benar tentang lingkungan bisnis tempat karyawan kami berada, baik itu ruang internal atau eksternal dan memastikan mereka memiliki lingkungan kerja yang aman dan memadai, serta memiliki mobilitas yang lebih hibrid,” kata Giles.

Dia mengatakan negara bagian memiliki lima departemen utama dan tiga bangunan besar di Helena yang akan menjalani renovasi dan mengakibatkan 63% dari pemeliharaan yang ditangguhkan di kompleks Capitol dapat ditangani.

Instansi awal yang terlibat dalam renovasi dan pemindahan karyawan adalah Departemen Administrasi, Departemen Pendapatan, Departemen Tenaga Kerja, Departemen Kualitas Lingkungan, Departemen Kesehatan Masyarakat dan Pelayanan Kemanusiaan, dan Departemen Perdagangan.

Dia mengatakan, kondisi gedung-gedung negara saat ini belum dalam kondisi terbaik karena pemeliharaan dan perawatannya belum maksimal.

“Hal ini tidak hanya terjadi di Montana, sebagian besar pemerintah tidak terlalu suka mendanai pemeliharaan gedung mereka,” katanya.

Giles mengatakan target penghematannya adalah $50 juta, “tetapi kami masih menghitung angkanya.”

Dia mengatakan negara bagian sedang mempertimbangkan untuk melakukan penundaan pemeliharaan sebesar $46 juta di kompleks Capitol dan kemudian penghematan awal sebesar $40-$60 juta ketika mereka mengamortisasi semua sewa yang akan ditarik oleh negara bagian tersebut.

“Sehingga ada penghematan bagi wajib pajak dalam jangka panjang,” ujarnya.

Giles mengatakan beberapa departemen akan terkena dampak lebih parah dibandingkan departemen lainnya. Dia mengatakan semua ruang akan ditingkatkan dalam jangka panjang, namun tidak masuk akal untuk memindahkan semua orang.

Dia mengatakan Departemen Administrasi, yang memiliki tujuh sewa di seluruh kota, akan “runtuh” ke dalam Gedung Mitchell.

Dia mengatakan Departemen Pendapatan juga memiliki tujuh sewa di Helena yang menelan biaya jutaan dolar setiap tahunnya. Mereka akan pindah ke Gedung Walt Sullivan.

Departemen Tenaga Kerja akan pindah ke 301 S. Park Ave., gedung federal besar di Gulch, di ruangan yang sekarang ditempati oleh pegawai negara.

Departemen Perdagangan akan pindah dari 301 S. Park Ave. ke fasilitas baru dan DEQ tidak lagi disewakan dan akan “runtuh” ke Gedung Metcalf.

“Kami melakukannya secara bertahap,” kata Giles.

Dia mengatakan beberapa pekerjaan akan dilakukan secara bertahap, “seperti puzzle, kubus Rubik, atau papan catur jika Anda mau.”

Giles mengatakan DOA sedang berupaya agar fasilitas Metcalf, Mitchell dan Sullivan berada di bawah kontrak umum dan bekerja sama dengan kontraktor untuk mendapatkan pentahapan yang tepat dan meminimalkan gangguan bagi pegawai negeri.

“Kami akan mengontrak ketiga gedung tersebut pada waktu yang sama dan pengerjaannya akan dilakukan secara bertahap selama beberapa tahun ke depan dengan rencana ‘ditutup’ semuanya dalam lima gedung ke depan,” katanya.

Giles mengatakan tulang punggung dari apa yang terjadi adalah menciptakan lingkungan hibrida yang positif, perpaduan antara bekerja di kantor dan dari rumah, bagi karyawan dan memberi mereka ruang yang layak mereka dapatkan, menawarkan fleksibilitas yang Anda lihat di sektor swasta dan menjadi lebih cerdas. dengan ruang di kompleks Capitol dan di sini di Helena dan memudahkan warga Helena mendapatkan akses layanan.

Dia mengatakan visi jangka panjangnya adalah untuk mendirikan kantor di tempat lain di Montana, tetapi Departemen Administrasi mulai di Helena.

“Kami juga sedang menjajaki Billings dan Missoula, karena kami memiliki lebih dari 20 penyewaan di kota mereka,” katanya.

Giles mengatakan visi jangka panjangnya adalah, jika mereka dapat menemukan ruang yang dapat menampung, mereka akan menggabungkan sewa tersebut menjadi satu atau dua bangunan.

Dia mengatakan masyarakat tidak perlu berhenti berkali-kali dan berkendara ke seluruh kota untuk melakukan urusan negara, namun tujuan seperti itu akan memakan waktu.

“ … Tentu saja, properti sangat terbatas, kami terus memantau pasar di kedua kota tersebut, tapi itu adalah visi jangka panjang … untuk memiliki tiga gedung, bukan 21 lokasi berbeda yang harus dikunjungi oleh warga yang kami layani. mengakses layanan pemerintah.”

Dia mengatakan hal itu tidak ada hubungannya dengan PHK.

“Ini bukan tentang pengurangan pekerjaan, ini tentang memberikan lingkungan kerja yang lebih baik kepada karyawan kami,” katanya.

Dia mengatakan Departemen Administrasi juga menangani sumber daya manusia dan merupakan kepala negosiator bagi negara.

Giles mengatakan dia memiliki beberapa pekerja yang sangat bersemangat bahwa karyawan akan mendapatkan ruang yang lebih modern dan memiliki lebih banyak fleksibilitas.

“Dalam hal seluruh karyawan, banyak orang yang bersemangat tetapi juga ada orang yang menginginkan rincian tentang cara kerjanya, bagaimana komputer mereka akan diatur, ‘jenis meja apa yang harus saya miliki?,’” dia dikatakan.

Giles mengatakan mereka bekerja dengan direktur dan tim kepemimpinan untuk memastikan karyawan memahami bahwa ini bukan tentang kehilangan pekerjaan, ini tentang fleksibilitas kerja jarak jauh dan memahami apa yang mereka butuhkan dalam hal persyaratan kantor.

“Masih belum diketahui bagaimana cara kerjanya. Sebagian besar, denyut nadinya sangat positif,” ujarnya.

Giles mengatakan Montana adalah salah satu negara bagian pertama yang menarik masyarakatnya kembali bekerja selama pandemi COVID-19.

“Apa yang sebenarnya kami temukan adalah kebanyakan orang berada di kantor tiga hingga empat hari dalam seminggu. Orang-orang menyukai fleksibilitas dalam menerima email atau menyusun peraturan dan dokumen, beberapa orang lebih suka berada di rumah beberapa hari dalam seminggu agar mereka dapat memiliki waktu luang. privasi dan ketenangan di luar lingkungan kantor.”

Dia mengatakan sebagian besar mereka menemukan bahwa karyawan menikmati persahabatan dengan tim mereka. Mereka bersemangat dengan inisiatif ini dan memiliki ruang yang lebih baik serta lebih terkonsolidasi dalam lingkungan tim tersebut.

Dia mengatakan “sangat menyenangkan” melihat orang-orang tertarik dengan fleksibilitas, namun lebih memilih untuk datang dan berkumpul dengan sesama pegawai negeri, tim, dan warga yang mereka layani.

Giles mengatakan serikat pekerja di negara bagian telah menjadi bagian dari proses tersebut.

“Kami telah bekerja sama dengan serikat pekerja sejak awal inisiatif ini untuk memastikan mereka ikut terlibat,” katanya.

Federasi Pegawai Publik Montana, serikat pekerja terbesar di negara bagian itu, mengatakan para anggotanya secara historis meminta peluang untuk bekerja jarak jauh.

“ROWS telah menciptakan fleksibilitas bagi anggota untuk bekerja dari jarak jauh dan akan memberikan informasi terkini yang sangat dibutuhkan ke kantor-kantor di pemerintahan negara bagian,” Quint Nyman, wakil direktur eksekutif, mengatakan melalui email.

Dia mengatakan para anggota MFPE mampu melewati pandemi ini untuk terus melakukan “pekerjaan yang penting bagi warga Montanan” sambil bekerja dari jarak jauh.

“Kami berkomitmen untuk selalu menyediakan layanan penting yang diandalkan warga Montana baik saat kami bekerja di kantor atau bekerja jarak jauh,” kata Nyman.

Dia mengatakan negara telah menjunjung tinggi kewajiban kontraknya selama proses berlangsung untuk memberikan perubahan kebijakan kepada anggota MFPE dan menawarkan kesempatan untuk mempertimbangkan secara kolaboratif.

Nyman mengatakan serikat pekerja belum secara resmi mendukung rencana ROWS.

“Kami tidak harus memberikan dukungan formal,” katanya melalui email. “Anggota MFPE percaya bahwa program ini harus dilaksanakan secara adil dan seragam, dan kami akan terus berkomunikasi dengan negara selama proses berlangsung.”