Menavigasi Penilaian Dampak Perlindungan Data di Indonesia

Pasca Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (“UU PDP”), organisasi dan perusahaan di Indonesia tunduk pada serangkaian peraturan ketat yang bertujuan untuk melindungi data pribadi yang mereka tangani. Undang-undang ini memperkenalkan berbagai kewajiban bagi entitas yang bertindak sebagai Pengendali atau Pemroses Data Pribadi, sehingga memerlukan tindakan tegas untuk melindungi data pribadi yang dikumpulkan dari pelanggan, klien, karyawan, dan pihak terkait lainnya. Kegagalan untuk mematuhi ketentuan yang diuraikan dalam UU PDP dapat mengakibatkan sanksi yang berat, termasuk denda hingga Rp 60 miliar atau 2% dari pendapatan tahunan, yang menunjukkan betapa beratnya kepatuhan.

Temukan Dukungan Bisnis

Aspek penting untuk menunjukkan kepatuhan terhadap UU PDP adalah penerapan Penilaian Dampak Perlindungan Data (DPIA) untuk aktivitas yang melibatkan pemrosesan data pribadi berisiko tinggi. Tujuan DPIA dalam UU PDP sama seperti DPIA yang diperkenalkan dalam Peraturan Perlindungan Data Umum Uni Eropa tahun 2018 (“GDPR”) dan Penilaian Dampak Perlindungan Informasi Pribadi (“PIPIA”) diperkenalkan dalam Undang-undang Perlindungan Informasi Pribadi Tiongkok (“PIPL”). Penilaian ini berfungsi sebagai alat penting bagi perusahaan untuk mengevaluasi potensi dampak atau risiko aktivitas pemrosesan data mereka terhadap privasi individu dan menilai efektivitas upaya perlindungan yang ada. Dengan melakukan DPIA, perusahaan dapat mengidentifikasi dan memitigasi risiko, memastikan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan sekaligus menumbuhkan budaya perlindungan data dan kesadaran privasi.

Persyaratan hukum untuk DPIA

Berdasarkan ketentuan UU PDP, perusahaan yang berperan sebagai pengendali atau pengolah data pribadi wajib melakukan DPIA pada saat memproses data pribadi yang menimbulkan risiko tinggi bagi subjek data. Persyaratan ini mencakup berbagai skenario, termasuk:

1. Pengambilan keputusan otomatis: Situasi ketika keputusan otomatis dibuat yang mempunyai konsekuensi hukum atau dampak signifikan bagi subjek data.
2. Pemrosesan data pribadi tertentu: Aktivitas pemrosesan yang melibatkan kategori data pribadi tertentu yang dianggap sensitif atau memerlukan perlindungan lebih tinggi.
3. Pemrosesan skala besar: Aktivitas pemrosesan yang melibatkan data pribadi dalam jumlah besar, yang menunjukkan potensi peningkatan risiko terhadap privasi subjek data.
4. Evaluasi atau pemantauan yang sistematis: Kegiatan pemrosesan yang melibatkan evaluasi sistematis, penilaian, atau pemantauan subjek data, yang dapat berdampak pada hak atau kebebasan mereka.
5. Pencocokan data: Aktivitas pemrosesan yang melibatkan pencocokan atau penggabungan kumpulan data berbeda, yang dapat mengakibatkan peningkatan risiko terhadap privasi subjek data.
6. Penggunaan teknologi baru: Pemanfaatan teknologi baru dalam pemrosesan data pribadi, yang dapat menimbulkan risiko atau tantangan privasi baru.
7. Batasan hak subjek data: Aktivitas pemrosesan yang membatasi atau membatasi pelaksanaan hak subjek data, seperti hak untuk mengakses atau memperbaiki datanya.

Persyaratan hukum ini menggarisbawahi pentingnya melakukan DPIA sebagai tindakan proaktif untuk mengidentifikasi dan memitigasi potensi risiko terhadap privasi subjek data yang timbul dari aktivitas pemrosesan data. Dengan berpegang pada ketentuan tersebut, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap UU PDP serta menjunjung tinggi hak dan kebebasan Subjek Data Pribadi.

proses DPIA

Meskipun UU PDP yang baru disahkan tidak membahas seluk-beluk cara kerja DPIA, rancangan peraturan pemerintah terbaru tentang implementasi UU PDP mewajibkan semua pengelola data pribadi di Indonesia untuk secara cermat mengevaluasi dampak data pribadi. perlindungan melalui DPIA sebelum memulai aktivitas pemrosesan data pribadi berisiko tinggi.

Proses DPIA, sebagaimana dituangkan dalam rancangan peraturan, mencakup elemen-elemen utama berikut:

1. Deskripsi sistematis kegiatan pemrosesan: DPIA harus menyertakan deskripsi sistematis mengenai aktivitas pemrosesan data pribadi, menguraikan tujuan pemrosesan data, termasuk kepentingan Pengendali Data Pribadi dalam pemrosesan tersebut.
2. Penilaian kebutuhan dan proporsionalitas: Perusahaan harus menilai kebutuhan dan proporsionalitas antara tujuan dan aktivitas pemrosesan data pribadi. Evaluasi ini memastikan bahwa aktivitas pemrosesan data selaras dengan tujuan yang dimaksudkan dan tidak melampaui cakupan yang diperlukan.
3. Penilaian risiko untuk perlindungan hak subjek data: DPIA harus mencakup penilaian risiko komprehensif yang bertujuan melindungi hak subjek data pribadi. Penilaian ini melibatkan identifikasi potensi risiko yang terkait dengan aktivitas pemrosesan data dan mengevaluasi dampaknya terhadap hak privasi subjek data.
4. Penerapan tindakan perlindungan: Pengendali data pribadi diharuskan menerapkan langkah-langkah untuk melindungi subjek data dari risiko yang terkait dengan aktivitas pemrosesan data. Langkah-langkah ini dapat mencakup perlindungan teknis dan organisasi yang bertujuan untuk memitigasi risiko privasi dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data.

Selain itu, jika petugas perlindungan data (“DPO”) ditunjuk dalam organisasi, saran mereka harus dipertimbangkan dan didokumentasikan dalam proses DPIA. Perusahaan harus meninjau DPIA jika terdapat perubahan profil risiko aktivitas pemrosesan data pribadi.

Selain itu, perusahaan diwajibkan untuk mendokumentasikan DPIA beserta langkah-langkah perlindungan yang diterapkan untuk melindungi hak-hak subjek data. Dalam kasus di mana pengontrol data pribadi meminta bimbingan atau konsultasi, mereka dapat berhubungan dengan Lembaga PDP yang ditunjuk (akan ditentukan oleh Presiden) mengenai aktivitas pemrosesan yang dapat mengakibatkan kerugian materi atau non-materi pada subjek data dan jika hanya dilakukan tindakan teknis dan organisasi saja. mungkin tidak cukup untuk meminimalkan dampak negatif tersebut.

Bagaimana cara perusahaan melakukan DPIA?

Pemerintah Indonesia belum menetapkan pedoman khusus di Indonesia mengenai DPIA, oleh karena itu, perusahaan dapat mengadopsi metodologi yang selaras dengan praktik terbaik global, seperti yang digunakan untuk penerapan GDPR, yang mencakup langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi kebutuhan DPIA: Menentukan apakah aktivitas pemrosesan data memenuhi kriteria yang memerlukan DPIA, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti sifat, cakupan, dan potensi risiko pemrosesan.
2. Jelaskan proses kegiatannya: Memberikan penjelasan rinci tentang aktivitas pemrosesan data, termasuk jenis data pribadi yang dikumpulkan, tujuan pemrosesan, pihak-pihak yang terlibat, dan penerima data yang dituju.
3. Pertimbangkan untuk berkonsultasi: Berkonsultasi dengan pemangku kepentingan terkait, termasuk subjek data, petugas perlindungan data, penasihat hukum, profesional TI, dan pemilik bisnis, untuk mengumpulkan wawasan dan perspektif mengenai potensi risiko privasi yang terkait dengan aktivitas pemrosesan.
4. Menilai kebutuhan dan proporsionalitas: Mengevaluasi kebutuhan dan proporsionalitas aktivitas pemrosesan data, dengan mempertimbangkan apakah aktivitas tersebut sejalan dengan tujuan yang dimaksudkan dan apakah aktivitas tersebut dapat dibenarkan sehubungan dengan risiko yang ditimbulkan terhadap hak privasi individu.
5. Mengidentifikasi dan menilai risiko: Mengidentifikasi potensi risiko privasi yang terkait dengan aktivitas pemrosesan data, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti sensitivitas data, volume data yang diproses, pengaturan pembagian data, dan hak subjek data. Menilai kemungkinan dan tingkat keparahan setiap risiko yang teridentifikasi, dengan mempertimbangkan potensi dampaknya terhadap hak privasi individu dan kemampuan organisasi untuk memitigasi risiko.
6. Identifikasi langkah-langkah untuk memitigasi risiko: Mengembangkan dan mengusulkan langkah-langkah mitigasi risiko untuk mengatasi risiko privasi yang teridentifikasi, termasuk kontrol teknis, organisasi, dan prosedural. Menerapkan langkah-langkah untuk meminimalkan atau menghilangkan risiko, seperti enkripsi, kontrol akses, minimalisasi data, anonimisasi, dan langkah-langkah transparansi.
7. Catat hasilnya: Mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan terkait, termasuk manajemen senior, penasihat hukum, dan petugas perlindungan data, untuk mendukung laporan DPIA dan temuannya. Catat hasil proses DPIA, termasuk risiko yang teridentifikasi, hasil penilaian risiko, usulan langkah mitigasi, dan rekomendasi tambahan lainnya.

Setelah penandatanganan, integrasikan kembali hasil DPIA ke dalam rencana proyek perusahaan dan terus kaji ulang DPIA tersebut. Sepanjang proses ini, terus berkonsultasi dengan individu dan pemangku kepentingan sesuai kebutuhan untuk memastikan kepatuhan berkelanjutan terhadap UU PDP dan peraturan perundang-undangan lainnya yang berlaku.

Tidak adanya pedoman proses DPIA juga memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan pendekatan mereka dalam mengelola risiko dan proyek dengan tetap berpegang pada elemen utama DPIA berdasarkan UU PDP. Perusahaan dapat memilih untuk melakukan DPIA secara manual menggunakan Excel atau template yang tersedia di internet, dengan penyesuaian yang diperlukan untuk mematuhi UU PDP. Alternatifnya, perusahaan dapat memilih untuk menggunakan alat yang disediakan oleh penyedia layanan pihak ketiga yang berspesialisasi dalam perlindungan data pribadi dan selaras dengan UU PDP serta peraturan perundang-undangan lain yang berlaku di Indonesia.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat secara efektif melakukan DPIA untuk mengidentifikasi, menilai, dan memitigasi risiko privasi yang terkait dengan aktivitas pemrosesan data, sehingga memastikan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data dan menjaga hak privasi individu.